여러 지점의 매출을 하나로 모으는 자동화 시스템
Google Sheets · Apps Script · 다지점 매출 관리 자동화
9개 지점의 일매출과 재료비를 하나의 마스터 시트로 자동 취합하고, 수정된 숫자까지 중복 없이 반영하도록 구축한 프로젝트입니다.
매일 9개의 파일을 열어 확인하고 계신가요?
지점이 여러 곳이라면 매출을 취합하는 일은 생각보다 많은 시간을 차지합니다.
각 지점은 자신의 파일에 매출과 재료비를 입력하고, 본사 담당자는 모든 파일을 열어 입력 여부를 확인합니다. 누락된 지점은 다시 연락하고, 입력된 숫자가 수정되면 기존 보고서도 다시 수정해야 합니다.
업무 자체는 어렵지 않습니다.
하지만 이 과정이 매일 반복된다는 것이 가장 큰 문제였습니다.
자동화 전에는
본사 담당자는 매일 아래와 같은 업무를 반복했습니다.
•
9개 지점 파일을 하나씩 열기
•
입력 여부 확인
•
수정된 숫자 다시 반영
•
월 누적매출 및 예상매출 재계산
•
목표 대비 실적 확인
예를 들어,
오전에 한 지점이
10
Plain Text
복사
으로 입력했다가
오후에
12
Plain Text
복사
로 수정하면,
본사 보고서에서도 기존 값을 다시 찾아 수정해야 했습니다.
잘못 설계된 자동화라면
10
12
Plain Text
복사
두 개가 모두 남아 매출이 중복 집계되는 문제도 발생할 수 있습니다.
우리가 해결하고 싶었던 문제
이번 프로젝트의 목표는
"입력 방식을 바꾸는 것"이 아니었습니다.
지점 직원은 기존처럼 익숙한 화면에서 입력하고,
본사만 반복되는 확인 작업에서 벗어나는 것이 목표였습니다.
즉,
사람이 시스템에 맞추는 것이 아니라, 시스템이 기존 업무 방식에 맞춰 움직이도록 설계했습니다.
자동화 구조
지점에서는 기존과 동일하게 일매출과 재료비를 입력합니다.
그 이후의 작업은 모두 자동으로 진행됩니다.
지점별 Google Sheets (9개)
↓
Apps Script
(5분마다 자동 동기화)
↓
Master Database
↓
월별 Dashboard
Plain Text
복사
마스터 시트에서는 다음과 같은 정보를 자동으로 관리합니다.
•
모든 지점의 최신 일매출 원장
•
월별 누적매출
•
예상매출
•
목표 대비 실적
•
지점별 현황
•
날짜별 매출 추이
•
재료비 및 사용률
본사는 하나의 파일만 열면 모든 지점의 현황을 확인할 수 있습니다.
핵심은 '복사'가 아니라 '동기화'
이번 프로젝트에서 가장 중요했던 부분은
"계속 추가하지 않는 것"이었습니다.
예를 들어,
오전에
10
Plain Text
복사
이었던 매출이
오후에
12
Plain Text
복사
로 수정되면,
마스터에도
12
Plain Text
복사
만 남아야 합니다.
기존 데이터와 새 데이터가 함께 남으면 자동화가 아니라 또 다른 관리 업무가 되기 때문입니다.
그래서 스크립트는 단순히 데이터를 추가하지 않습니다.
매 실행마다 현재 지점 데이터를 다시 확인하고,
최신 상태로 마스터 원장을 동기화하도록 설계했습니다.
그 결과
•
신규 데이터는 자동 추가
•
수정된 데이터는 자동 갱신
•
삭제된 데이터도 반영
•
동일한 날짜와 지점 데이터는 중복되지 않음
이라는 구조를 만들 수 있었습니다.
예상매출 계산도 다시 설계했습니다
자동화 과정에서는 계산 방식도 함께 개선했습니다.
기존에는 날짜 행만 존재해도 입력일수로 계산되는 구조였습니다.
그 결과
누적매출 ÷ 31 × 30
Plain Text
복사
과 같은 계산이 발생하여
예상매출이 실제 누적매출보다 작게 표시되는 경우가 있었습니다.
이를 실제 매출이 입력된 날짜만 계산하도록 수정했고,
전체 예상매출 역시
지점별 예상매출을 합산하는 방식으로 변경했습니다.
지점마다 영업일수와 매출 흐름이 다르기 때문에 실제 운영 환경에 더 적합한 계산 방식입니다.
왜 IMPORTRANGE 대신 Apps Script를 선택했을까?
처음에는 Google Sheets의 IMPORTRANGE 기능을 사용했습니다.
소규모에서는 충분히 편리했지만,
지점 수가 늘어나고 계산식이 많아질수록
외부 파일을 계속 다시 불러오느라 속도가 점점 느려졌습니다.
그래서 역할을 분리했습니다.
•
데이터 이동은 Apps Script
•
계산은 Master 시트
•
입력은 기존 지점 파일 유지
이 구조에서는
사용자는 기존 방식 그대로 입력하고,
마스터 파일은 필요한 시점에만 최신 데이터를 받아 계산하기 때문에
속도와 안정성을 모두 확보할 수 있었습니다.
자동화 후 달라진 점
지점 직원
•
기존 입력 방식 그대로 사용
•
별도 보고 파일 작성 없음
•
수정된 숫자는 자동 반영
본사 담당자
•
9개 파일을 매일 열지 않아도 됨
•
누적매출과 예상매출을 한 화면에서 확인
•
목표 대비 실적과 재료비를 동시에 관리
•
복사와 수정 업무 감소
시스템
•
5분마다 자동 동기화
•
중복 데이터 방지
•
지점 추가 시 쉽게 확장 가능
•
오류 로그 확인 가능
이번 프로젝트의 찐 포인트
자동화는 새로운 기능을 많이 만드는 것이 목적이 아니었습니다.
현장에서 이미 익숙하게 사용하던 업무 방식은 그대로 유지하고,
사람이 반복하던 확인과 복사, 수정만 시스템이 대신하도록 만드는 것이 핵심이었습니다.
그래서 이번 프로젝트는 단순히 매출을 모으는 도구가 아니라,
지점과 본사가 항상 같은 숫자를 기준으로 이야기할 수 있는 시스템이 되었습니다.
좋은 자동화는 사람에게 새로운 일을 시키지 않습니다. 기존 업무는 그대로 두고, 반복되는 일을 줄여주는 것이라고 생각합니다.
이런 업무에 적합합니다
•
여러 지점의 실적을 하나로 모아야 하는 경우
•
Google Sheets를 이용해 운영 중인 조직
•
IMPORTRANGE가 많아 시트가 느려진 경우
•
수정되는 데이터를 중복 없이 관리하고 싶은 경우
•
월 목표와 누적 실적을 한 화면에서 확인하고 싶은 경우