Google Sheets · Apps Script Web App · 대시보드 · 권한 분리
여러 매장의 사전예약, 단말기 재고, 배정, 취소를 한 화면에서 보고 처리할 수 있도록 구축한 프로젝트입니다.
예약은 따로, 재고는 따로, 취소 단말은 또 따로 관리하고 계신가요?
휴대폰 매장 운영에서는 예약 접수와 단말기 배정이 같은 시간에 끝나지 않습니다.
매장 직원은 고객 앞에서 기종, 용량, 색상, 가입 유형을 받아 예약을 남깁니다. 본사는 재고를 보고 기기를 배정합니다. 예약이 취소되면 이미 잡아 둔 단말을 다른 예약에 다시 써야 합니다.
이 세 가지가 파일과 단톡방, 개인 메모로 나뉘면 본사와 매장이 서로 다른 숫자를 보게 됩니다.
업무 자체는 어렵지 않습니다.
하지만 매장이 늘어날수록 같은 확인을 매일 반복해야 한다는 것이 문제였습니다.
자동화 전에는
담당자는 예약 한 건을 처리할 때 아래 업무를 반복해야 했습니다.
•
매장별 시트나 채팅으로 예약 접수
•
본사에서 여러 파일을 열어 미배정 건 확인
•
기종·용량·색상별로 재고를 다시 세기
•
배정 여부를 수기로 표시
•
취소된 단말을 다른 예약과 눈으로 대조
•
이동 지점과 이동 시점을 따로 기록
•
매장 직원이 볼 수 있는 정보와 본사만 볼 정보를 파일로 분리
예약이 수정되거나 취소되면 재고 숫자도 같이 바뀌어야 합니다. 파일이 여러 개면 어느 쪽이 최신인지 다시 확인하는 일이 생깁니다.
우리가 해결하고 싶었던 문제
이번 프로젝트의 목표는 새로운 프로그램을 도입하는 것이 아니었습니다.
본사와 매장이 같은 예약·재고 숫자를 보면서, 각자 해야 할 일만 처리할 수 있는 화면을 만드는 것이 목표였습니다.
매장 직원은 익숙한 예약 항목만 입력하면 되고, 본사는 배정·취소 재배정·재고 충족률만 보면 됩니다.
즉,
예약, 재고, 취소를 각각 관리하는 것이 아니라, 예약 한 건을 중심으로 배정과 재고가 움직이도록 설계했습니다.
자동화 구조
데이터는 Google Sheets에 두고, 실제 업무는 Apps Script 웹앱에서 처리합니다.
매장 직원
신규 예약 등록
↓
Google Sheets
DB · Information · 재고 관리
↓
본사 관리자
배정 · 취소 재배정 · 이동 처리
↓
운영 대시보드
매장별 / 담당자별 / 기종별 현황
Plain Text
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한 화면에서 다음을 확인할 수 있습니다.
•
사전예약, 배정 완료, 배정 대기, 취소 건수
•
매장별 예약 및 배정 완료율
•
담당자별 예약 및 배정 완료율
•
기종·용량·색상별 현재 재고와 예약 충족률
•
최근 처리 내역과 처리 대기 취소 건
운영 현황을 숫자와 막대로 바로 보여줍니다
대시보드 상단에는 취소 건을 제외한 사전예약, 배정 완료, 배정 대기, 취소 건수가 카드로 표시됩니다.
그 아래에는 매장별 사전예약과 배정 완료율이 막대로 나란히 놓입니다. 예약이 많은 매장과 배정이 밀린 매장을 같은 화면에서 비교할 수 있습니다.
담당자별 현황도 같은 방식으로 보여 주기 때문에, 매장 합계만 보지 않고 누가 예약을 받아 두었는지도 바로 확인할 수 있습니다.
최근 처리 내역에는 예약 접수, 배정 완료, 취소가 시간순으로 모입니다. 처리 대기 취소 건이 있으면 대시보드에서 바로 이동 화면으로 들어갈 수 있습니다.
단말기 확보는 예약 대비 재고로 계산합니다
본사가 알고 싶은 것은 재고 숫자가 아니라 아직 배정하지 못한 예약에 지금 재고가 충분한지입니다.
그래서 미배정 예약을 기종·용량·색상으로 묶고, 재고 관리 시트의 현재 재고와 비교합니다.
•
충족률 100%: 지금 재고로 미배정 예약을 모두 채울 수 있음
•
충족률이 낮음: 추가 확보가 필요한 대수까지 표시
•
색상미정: 재고 비교 전에 색상 확정이 필요함
재고 현황 패널에서는 기종·용량·색상별 잔여 대수도 함께 보여 줍니다. 색상 이름에 맞춰 막대 색을 구분하기 때문에 블랙, 실버, 블루처럼 비슷한 사양도 한눈에 구별됩니다.
매장 직원은 예약하고, 본사는 배정합니다
사전 예약 현황에서는 아직 배정되지 않은 건만 보여 줍니다.
기종, 기기용량, 취합색상, 유형 필터로 필요한 건만 남긴 뒤 바로 처리할 수 있습니다.
매장 직원이 할 수 있는 일:
•
신규 예약 등록
•
본인 매장 예약 조회
•
미배정 예약의 기종·용량·색상 수정
•
예약 취소
본사 관리자가 할 수 있는 일:
•
전체 매장 예약 조회
•
단말기 배정
•
같은 사양의 취소 단말을 미배정 예약에 재배정
•
취소 단말의 이동 지점 기록
관리자는 신규 예약을 등록하지 않습니다. 현장 접수와 본사 배정 역할을 화면에서부터 나눠 둔 것입니다.
배정이 끝난 건은 따로 모아 봅니다
배정 완료 현황은 배정 일시를 기준으로 보여 줍니다.
이미 기기를 준 예약과 아직 기다리는 예약을 한 목록에서 섞지 않기 때문에, 본사는 오늘 배정한 건과 아직 남은 건을 따로 관리할 수 있습니다.
배정된 예약도 취소할 수 있습니다. 이때 배정 이력이 있는 취소 단말만 재배정 대상이 됩니다. 예약만 받고 기기를 주지 않은 건은 이동할 단말이 없기 때문입니다.
취소 단말은 버리고 다시 사지 않습니다
휴대폰 예약 업무에서 시간이 가장 많이 드는 부분 중 하나는 취소 이후입니다.
이미 잡아 둔 단말을 창고에 두고 새로 발주하면 재고는 남고, 다른 매장의 미배정 고객은 계속 기다리게 됩니다.
그래서 취소 단말과 미배정 예약을 기종·용량·색상이 같을 때만 연결하도록 만들었습니다.
취소된 예약
(배정 이력이 있는 단말)
↓
같은 기종 · 용량 · 색상의
미배정 예약
↓
재배정 완료
취소 후 이동일시 · 이동지점 기록
Plain Text
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조건이 맞지 않으면 배정되지 않습니다. 이미 이동 처리된 단말을 다시 쓸 수도 없습니다.
같은 사양의 미배정 예약이 없을 때는 이동 지점만 기록하는 단순 이동도 가능합니다.
같은 데이터를 권한에 따라 다르게 보여 줍니다
로그인은 사번과 비밀번호로 합니다. 매장명이 본사운영팀인지에 따라 관리자 여부가 결정됩니다.
•
매장 사용자: 자기 매장 예약만 조회·취소·수정
•
관리자: 전체 매장 조회, 배정, 취소 재배정, 재고 현황
재고 시트와 단말기 확보 현황은 관리자만 봅니다. 매장 직원이 본사 재고 숫자를 임의로 해석하지 않도록 한 것입니다.
데이터는 한곳(DB 시트)에 있고, 화면만 역할에 따라 달라집니다.
Google Sheets를 기준점으로 유지했습니다
웹앱은 입력과 처리 화면이고, 실제 기록은 시트에 남습니다.
•
DB: 예약, 배정, 취소, 이동 이력
•
Information: 매장, 담당자, 기종, 용량, 색상
•
재고 관리: 현재 재고
이 구조의 장점은 분명합니다.
•
별도 프로그램을 설치하지 않아도 됨
•
브랜드명과 로고, 매장·담당자 정보를 시트에서 반영
•
운영 중 기종이나 색상이 추가되면 드롭다운이 같이 갱신
•
필요한 경우 시트에서 원본을 직접 확인할 수 있음
동시에 여러 명이 배정하거나 취소할 수 있기 때문에, 저장 중에는 한 작업이 끝날 때까지 다른 작업이 같은 행을 덮어쓰지 않도록 잠금을 걸었습니다.
자동화 후 달라진 점
매장 직원
•
채팅이나 개인 시트에 예약을 다시 적어 보내지 않음
•
고객 앞에서 기종·용량·색상·유형을 바로 등록
•
우리 매장 예약과 배정 상태만 확인
•
미배정 예약의 사양 변경과 취소를 같은 화면에서 처리
본사 담당자
•
여러 매장 파일을 열어 미배정 건을 찾지 않음
•
매장별·담당자별 배정 완료율을 한 화면에서 확인
•
예약 대비 부족한 기종을 충족률로 파악
•
취소 단말을 같은 사양 예약에 바로 재배정
•
이동 지점과 이동 시점이 이력으로 남음
시스템
•
예약 한 건이 배정·취소·이동까지 같은 코드로 연결
•
관리자와 매장 직원의 조회·처리 권한 분리
•
기종·용량·색상이 일치할 때만 재배정
•
재고 시트와 미배정 예약을 비교한 충족률 표시
•
PC와 모바일 브라우저에서 동일 업무 처리
이번 프로젝트의 찐 포인트
이 프로젝트의 핵심은 예약을 입력하는 폼이 아닙니다.
예약 접수, 재고 확인, 배정, 취소, 재배정이 각각 다른 파일이었던 흐름을 한 건의 예약이 끝까지 추적되는 운영 화면으로 바꾼 것이 핵심입니다.
웹앱은 역할에 맞는 버튼만 보여주고, Google Sheets는 원본 데이터를 보관하며, 대시보드는 본사와 매장이 같은 숫자를 보게 합니다.
좋은 자동화는 새 프로그램을 추가하는 것이 아니라, 본사와 현장이 같은 기준으로 일하고 있는지 확인하게 만드는 것이라고 생각합니다.
이런 업무에 적합합니다
•
여러 매장의 휴대폰 예약을 본사에서 함께 관리해야 하는 경우
•
예약 대비 단말기 재고 부족 여부를 빠르게 파악하고 싶은 경우
•
취소 단말을 다른 미배정 예약에 다시 써야 하는 경우
•
관리자와 매장 직원의 조회·처리 권한을 나누고 싶은 경우
•
기종, 용량, 색상, 가입 유형을 기준으로 예약을 찾고 싶은 경우
•
복잡한 별도 프로그램 대신 Google Sheets 기반으로 시작하고 싶은 경우
•
브랜드명, 매장명, 담당자 정보를 반영한 업무 화면이 필요한 경우